Toplantı bir şirketin en önemli aktivitelerinden birisidir.
İyi bir toplantı daha iyi bir iletişim ve daha iyi kararlardır ve organizasyonun alt bölümlerine de direkt etki eder.
En büyük şikayet ise toplantıların verimsiz olmasıdır.
Toplantının zaman değeri ve maliyeti :
Toplantıları genel olarak değerlendirirseniz eskimiş yönetim ve kontrol yöntemlerinin uygulandığını görürsünüz.Fakat içinde bulunduğumuz dönemde şirketler bu konuda daha işbirlikçi ve demokratik olmaya başlamışlardır.
Uzmanlar şirketlerin bilgi paylaşımı ,grup tartışmaları ve kararları için daha çok toplantıya ihtiyacı olduğunu söylerler.Ayrıca şirket evlilikleride toplantı ihtiyacını arttırır.
Araştırmalara göre klasik bir yönetim toplantısının maliyeti 390 Dolardır.(yıllık 20.000 ) Katılımcıların ortalama yıllık maaşları 70.000 kabul ederseniz boşa geçirilen zaman maliyetini düşünün .
İyi bir toplantı firmanın başarısını arttırır , kötüsü ise fırsatların kaçması yanı sıra para kaybıdır.
Yöneticilere yönelik bazı pratik fikirler toplantıların başarısını engellemek yerine arttırır.
Sürekli toplantı halinde olmayın ;
Toplantı yapmadan önce yöneticiler bu konuda gerekli mi ? şeklinde düşünülmelidir.
Amaç bilgi paylaşımıysa sürekli toplantılar yerine e-mail ,kısa notlar ,ayaküstü konuşmalar daha etkili olabilir.
Toplantı neden yapılır ?
Toplantı için en önemli neden katılımcıların gerçekten birbirleriyle etkileşme ihtiyacında olmasıdır.
Fikir ve bilgi paylaşımı ,önemli bir kararın alınması olabilir.
Uzmanlar önemli bir nedenle yapılan bilgi paylaşım toplantılarıyla çok az örnekte karşılaşıldığını belirtir.
Kavga etmeyin ;
Kavga gereksizdir .Verimli bir toplantı açıkça tanımlanmış konularda katılımcıların aynı veya karşıt fikirde olduğunun ölçülmesine yöneliktir.Streibel ‘’Eğer bir toplantı düzenlediysem ,konuları masaya koyarım ,tüm grubun tartışıp harekete geçmesi için tartışmanın dışında kalmayı tercih ederim ‘’ der .
Zaman tasarrufu için zaman harcayın ;
Eğer Yöneticinin asistanı toplantı gündemini sirküle ederse iyi bir iş yapmış olur.
Dar kapsamda düşünen ve sürekli hata arayan yöneticiler daha çok toplantıya ihtiyaç duyar.Diğer taraftan işlerin verimli bir şekilde yetenekli çalışanlara dağıtılması toplantı ihtiyacını azaltır.
Klaus ,’’ Eğer doğru yetkilendirme varsa ,her konuda toplantı gerekmez .Toplantıya çağırmadan konu nedir ? insanların ne yapmasını istiyorsun ? diye kendinize sorun ‘’ der .
Boş laflarla konuyu dağıtmayın ;
İtiraz edilemez şekilde konuşanlar ve çenesi düşükler toplantının başarısını engelleyebilir.Yalnızca vakit çalmakla kalmaz ,iyi fikirlerinde ortaya çıkmasını önleyebilirler.Birisi 5 -10 dakikadan fazla konuşacak gibiyse ona engel olun.
Serbest toplantı günleri olabileceğini belirtin ;
Bazı şirketler serbest ,bazıları ise belirlenmiş gün ve saatlerde limitsiz toplantı yaparlar.
Streibels toplantı süresini kısıtlı tutun ve verimli kullanın der Toplantılar hep birlikte herkesin bakış açısı ,bilgi ve tecrübesi birleştirilerek yaratıcı olunduğunda verimli olur.
kaynak : h b s
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder